Oplossingen

Digitale factuurverwerking

 

Het Factuurportaal van Docuwork is een service om u te ontlasten en te ontzorgen door uw facturen om te zetten naar factuurgegevens in UBL2 formaat en een pdf/A document zodat deze direct verwerkt kunnen worden in uw financiële toepassing en digitaal gearchiveerd.

De facturen kunt u op 3 manieren bij ons aanleveren:

  1. U stuurt periodiek de facturen naar ons postbusnummer, ze worden dan door ons gedigitaliseerd en verwerkt,
  2. U scant de facturen zelf waarna de gescande documenten via file-transfer naar onze server worden overgezet en worden verwerkt.
  3. U laat uw klanten scannen. Hiervoor kan een scanner met software ter beschikking worden gesteld die de klant in de gelegenheid stelt om de documenten rechtstreeks naar onze server te scannen.

Tevens is het mogelijk om digitale facturen (facturen die reeds als pdf door de leverancier naar uw klanten worden verzonden) naar ons door te sturen ter verwerking.

 

100% van de factuurgegevens

Onze geavanceerde software verzamelt de factuurgegevens en controleert deze op volledigheid en juistheid. Daar waar de factuurgegevens niet volledig of niet correct herkend zijn, worden deze aangevuld door één van onze medewerkers.

Alle beschikbare factuurgegevens zullen voor 100% ingevuld zijn!
Het gaat hierbij om de volgende velden:

  • Typedocument (Factuur, Creditfactuur, herinnering, aanmaning)
  • Crediteurnaam / bankrekeningnummer / IBAN-nummer / KvK nummer / BTWnr
  • Bruto totaalbedrag / Netto totaalbedrag / Valuta
  • BWT totaalbedrag 21% / BWT Totaalbedrag 6%/ BTW Totaal bedrag 0%
  • Factuurnummer / Factuurdatum / Ordernummer

 

Standaard gegevensstructuur en pdf-formaat

De factuurgegevens worden in een standaard UBL2.0 of eigen XML formaat naar uw systeem teruggestuurd. Wanneer u de UBL2.0 berichten in de daarvoor bestemde directory van Snelstart plaatst dan kunt u ze van daaruit direct inlezen. De facturen zelf worden in het Factuurportaal omgezet naar een standaard PDF –archief formaat, die volledig doorzoekbaar zijn.

 

Voor zowel papieren als elektronische facturen

Het Factuurportaal biedt een oplossing voor het verwerken van papieren én elektronische facturen: elektronische facturen kunnen direct worden doorgestuurd naar Docuwork. Ze worden dan op dezelfde manier verwerkt en aangeleverd.

 

Helemaal veilig

Het systeem zelf draait in een beveiligde omgeving. Er zijn geen interactieve verbindingen of schermen waar gebruikers of onbevoegden toegang tot hebben. Niemand kan dus bij het systeem.
De facturen en de factuurgegevens worden na het verwerken nog 30 dagen op ons systeem bewaard en daarna vernietigd.

 

Implementatie

Wanneer u besluit tot het implementeren van digitale factuurverwerking dan zullen wij eerst met u uw eisen en wensen doorspreken, deze omzetten naar een projectplan en een offerte. Vervolgens zal een test-omgeving worden ingericht en zal het gehele traject worden uitgetest, inclusief de import in uw systemen.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over digitale factuurverwerking dan kunt u contact opnemen met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. .

  • Standaard
  • Titel
  • Datum
  •  

    Hoe zit het met uw post verwerking? Bent u tevreden of kan de verwerking efficiënter en goedkoper?

    Lees meer
  •  

    Het Factuurportaal van Docuwork is een service om u te ontlasten en te ontzorgen door uw facturen om te zetten naar factuurgegevens in UBL2 formaat en een pdf/A document zodat deze direct verwerkt kunnen worden in uw financiële toepassing en digitaal gearchiveerd.

    Lees meer
  •  

    Het archief is het geheugen van uw organisatie. Een goed opgezet archief verhoogt de daadkracht van uw bedrijf. Een digitaal archief maakt het mogelijk dat u op elk gewenst moment en op iedere locatie, kunt beschikken over de benodigde documenten en dossiers.

    Lees meer