Hoe zit het met uw verwerking van binnenkomende documenten (zowel analoog als digitaal)? Heeft uw organisatie nog grip op de versplintering van de aanwas van deze stromen?

Met de kennis van Docuwork en de kwaliteit en efficiëntie van het DocYard platform kunnen alle binnenkomende documenten worden gedigitaliseerd, geregistreerd en gerouteerd in uw documentmanagement of ERP systeem. En dat alles op een uniforme en gestructureerde wijze.

De voordelen van het gebruik van een digitale postkamer ziet u terug in:

• Snellere verwerking van de inkomende documenten door:
  – Minder handmatige handelingen in de postkamer
  – juiste routering naar medewerkers
  – Minder handmatige handelingen door de backoffice medewerkers
• Betere informatievoorziening naar klanten, leveranciers en interne medewerkers (volledige dossiers)
• Digitale opslag van kwalitatief hoogwaardige documenten met een minimale bestandsomvang door de unieke compressie technologie
• Geautomatiseerde koppelingen met achterliggende systemen (DMS/ERP)

Processtappen

De digitale postkamer oplossing moet in staat zijn om een grote diversiteit aan documenten (zowel papieren als elektronische documenten) automatisch te identificeren, routeren en opslaan. Om dit te realiseren maakt Docuwork gebruik van de technologie van de Duitse firma DocYard GmbH, de enige leverancier die alle technologie op het gebied van OCR, data extractie, data classificatie, MRC-compressie, convertering naar PDF/A en processturing en bewaking tot één oplossing bij elkaar heeft gebracht. Docuwork streeft altijd naar een optimale verhouding tussen inzet van technologie en mensen. Naast de prijswinnende technologie zijn in de digitale postkamer van Docuwork medewerkers actief die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt.

Inventarisatie

Na een korte inventarisatie van de wensen kunnen wij u voorzien van een voorstel op maat. Hierin wordt geadviseerd wat de beste oplossing is voor de verwerking van uw documenten. Deze oplossing kan bestaan uit volledige outsourcing van alle postkamer activiteiten of hulp bij het inrichten van uw eigen postkamer met de DocYard software van Docuwork. Ook een tussenvariant bestaat tot de mogelijkheden, waarin Docuwork u op specifieke onderdelen ontzorgt.

Oplossing

Hieronder een beknopt overzicht van de mogelijkheden, waarbij natuurlijk geldt dat uw oplossing altijd maatwerk is op basis van uw wensen.

Pakket 1 Aanschaf Volledige verwerking bij u op de locatie Implementatie Docuwork	Pakket 2 Combi Scannen bij u of bij ons op de locatie Combi verwerking klant en Docuwork	Pakket 3 Outsourcen Scannen bij Docuwork Verwerking bij Docuwork
Voordelen Zelf controle over de verwerking Gebruik maken van bestaande FTE’s	Voordelen Eventueel eigen capaciteit op te schalen met capaciteit van Docuwork Gebruik maken van de schaalvoordelen van Docuwork m.b.t. licentie	Voordelen Kennis en kunde van Docuwork m.b.t. document management Geen zorgen over voortgang van de verwerking o.b.v. SLA
Kosten Basic model waarbij per keer aantallen worden ingekocht. (Zeer geschikt voor projecten) Advanced model waarbij na aanschaf per jaar support wordt afgenomen	Kosten Vast tarief voor zaken als scanners en licenties Variabel tarief per (soort) documentregistratie	Kosten 1, 2 of 3 jarig contract Variabel tarief per (soort) documentregistratie

Voor meer informatie over onze werkwijze bij een DocYard installatie kunt u hier klikken.

Meer informatie

Voor referenties klik hier:

REFERENTIES

Wilt u meer informatie over de digitale postkamer van DocYard, ga dan naar www.docyard.eu  of neem contact op met verkoop@docuwork.nl