Spir-IT (de ICT-organisatie van De Rechtspraak) heeft de RFP voor de levering en implementatie van een Documentconversie service voor het converteren van alle binnenkomende documenten naar het PDF\A-2U formaat gegund aan Docuwork. Na een succesvolle implementatie is de documentconversie service in november 2015 in gebruik genomen.

Concrete aanleiding

De Rechtspraak wil documenten binnen haar processen in een zo vroeg mogelijk stadium geüniformeerd hebben qua formaat, en hierbij direct een digitaal duurzaam formaat gebruiken. De Rechtspraak heeft hierbij het formaat PDF/A-2u als duurzame standaard gesteld. Dit betekent dat op diverse punten in de Rechtspraakprocessen conversie nodig is naar het formaat PDF/A-2u.

Werkwijze

Op diverse punten in de Rechtspraakprocessen waar conversie nodig is wordt op basis van web-services het document ter conversie aangeboden aan DocYard. Ieder document wordt zo geconverteerd naar PDF/A-2u. Hiermee dient gegarandeerd te worden dat alle documenten die zich in het zaakdossier bevinden in een geüniformeerd duurzaam formaat worden opgeslagen.