Docuwork ondersteunt organisaties met hun doelstellingen rondom digitalisering.
Wij bieden het volledige dienstenpakket van advies, het leveren en implementeren van scanoplossingen, tot het digitaliseren van poststromen en dossiers. De klant is koning en bepaalt of we hierin adviseren, ondersteunen of volledig ontzorgen.
Docuwork past hierbij een stappenplan toe.
Na het uitvoeren van een Quickscan waarin wij de huidige en gewenste situatie inventariseren kunnen wij u voorzien van een voorstel op maat. Hierin wordt geadviseerd wat de beste oplossing is voor de verwerking van uw documenten. Op basis hiervan kan uw organisatie een programmakeuze maken.
Na akkoord op het voorstel voor het DocYard platform zal Docuwork een stappenplan doorlopen voor een goede implementatie. Dit stappenplan betreft onder meer de volgende punten:
- Allereerst wordt de klant voorzien van de benodigde informatie voor de installatie en wordt deze afgestemd op basis van de afgenomen modules van het platform
- De te verwachten werkzaamheden van beide kanten wordt inzichtelijk gemaakt
- We adviseren altijd om een test en een productie omgeving in te richten. Deze zullen gereed gemaakt worden voor de installatie
- Tevens wordt er gekeken naar welke ondersteunende applicaties benodigd zijn in deze omgevingen.
- Er wordt samen met de klant gekeken welk type database er gebruikt gaat worden, en/of deze geïnstalleerd moet worden
- Vervolgens worden de koppelingen met de databases ingericht en worden de juiste beveiligingsinstellingen toegepast.
- Hierna kan DocYard geïnstalleerd worden, en klant specifiek worden geconfigureerd.
- Tenslotte kan worden begonnen met het testen van de configuratie en de opleiding van de betrokken medewerkers.
De uitvoeringsfase betreft het in productie nemen van de oplossing. Tevens zal er op regelmatige termijn met de opdrachtgever geëvalueerd worden en indien overeengekomen kunnen er zaken bijgesteld worden.
Voor het digitaliseren van archieven hanteren we de volgende stappen:
- Inventarisatie:
Het klant specifiek inrichten van de scanapplicatie is altijd de eerste stap om tot de uiteindelijke conversie te komen. Belangrijk hierbij zijn zaken als transport, aanvang, aantallen, formaten, kwaliteit en voorbereiding, nabewerking, indexopbouw, conversie, output en back-up etc. - Testfase:
Voor de productie begint, is het mogelijk om een testfase in te bouwen.
De voordelen van de test zijn dat we beter inzicht krijgen in:
– de kwaliteit na conversie
– testen van de import
– beoordeling van de herstructurering
– de exacte doorlooptijden - Productie en doorlooptijd:
Na ontvangst van een opdrachtbevestiging neemt Docuwork contact op om alle zaken met u te bespreken. Wij stellen het op prijs om met een vast contactpersoon binnen uw organisatie te communiceren. - Evaluatie:
Docuwork zoekt continu naar de optimale balans tussen processen, technologieën en mensen. Gedurende de looptijd van de uitvoering zal daarom per deelproces een regelmatige evaluatie plaatsvinden. Daar waar een bijsturing is gewenst zal dit met de opdrachtgever worden besproken.
Docuwork monitort continue of alle elementen in dit proces zo optimaal mogelijk zijn ingericht.
- Afstemming
- Transport
- Software
- Eventueel herstellen van fouten
- Borgen kwaliteit
- Social Return of Investment
Uiteraard lichten we onze werkwijze graag verder toe in een persoonlijk gesprek. Klik hier voor onze contactgegevens.