De vortex veroorzaakt door de implementatie van de AVG (GDPR)-wetgeving is een beetje weggezakt. Maar zelfs als je alles goed hebt georganiseerd, blijft het een agendapunt voor alle organisaties. In wezen bepaalt de AVG (GDPR) hoe om te gaan met identificeerbare persoonlijke gegevens. Privacy by Design vereist nu software en / of services voor applicaties die zich moeten richten op het verzamelen van de minimale hoeveelheid persoonlijke gegevens voor een bepaald doel.

Veel overheidsinstanties en andere grote organisaties moeten hun huidige documenten nog steeds voorzien van persoonlijke informatie (naam van de auteur, docent, enz.) Om deze bestanden via hun portal te publiceren en tegelijkertijd persoonlijke informatie te beschermen. Bijvoorbeeld archieven, boeken en scripties. Maar welke informatie moet je volgens AVG / GDPR / DSGVO anonimiseren en hoe kun je dit correct en efficiënt doen?

Voor volledig geanonimiseerde gegevens is de AVG (GDPR) niet langer van toepassing. Anonimisering kan worden gebruikt als een techniek wanneer een organisatie de gegevens wil bewaren voor publicatie of statistische doeleinden, maar het beperken van de gegevens voor individuen is niet langer noodzakelijk of wettig. Volledige anonimisering is echter niet eenvoudig. Voor elke situatie moet worden gecontroleerd welke gegevens moeten worden uitgewisseld, zodat een natuurlijke persoon niet kan worden geïdentificeerd.

Oplossing: de DocYard-anonimisatiemodule

Er is een nieuwe module ontwikkeld voor het DocYard-documentverwerkingsplatform waarmee klanten anoniem persoonsgerelateerde gegevens anoniem kunnen anonimiseren. Onomkeerbaarheid is gegarandeerd. De geanonimiseerde persoonlijke gegevens kunnen niet langer worden getraceerd of gereproduceerd. Enkele voorbeelden: bouwvergunningen, milieuvergunningen, enz., Die de overheid online aan de burgers beschikbaar wil stellen.

De modulaire structuur van de DocYard-software maakt het mogelijk om anonimisering uit te voeren als onderdeel van het digitaliseringsproces of als een afzonderlijke verwerking van een bestaand digitaal archief. Dankzij de hardware-onafhankelijke licenties kan de productiecapaciteit ook eenvoudig worden opgeschaald naar het gewenste niveau (door extra modulemanagers).

Om een ​​bestaand digitaal archief te anonimiseren, kan een workflow worden geconfigureerd en gebruikt in DocYard, inclusief de volgende processtappen:

  1. Analyse van bestaande inhoud en bepaling van welke persoonlijke gegevens waarin documenten (types) moeten worden geanonimiseerd. Het is echter ook mogelijk om het volledige archief in te dienen. In dit geval wordt het documenttype geselecteerd op basis van een automatische classificatie.
  2. Breng een of meer formulierontwerpen in (d.w.z. regels) om automatisch persoonlijke informatie te herkennen. Op deze manier kunt u het proces opslaan voor later gebruik, wat tijd bespaart en de kans op fouten verkleint.
  3. Importeer en configureer de workflow in DocYard. Start vervolgens de taak.
  4. De documenten (alle indelingen zijn mogelijk, zoals Tiff-, JPEG- of PDF-indeling) worden gelezen en de software bepaalt de zoekcriteria die voor elk document moeten worden gebruikt.
  5. Uiteindelijk bepaalt de software voor elk document welke zoekcriteria van toepassing zijn.
  6. De resultaten van deze zoekopdracht worden in de validatiemodule aan de gebruiker getoond. De gebruiker kan de velden bevestigen, annuleren of handmatig meer velden toevoegen.
  7. De anonimisatiemodule voert twee acties uit op de bevestigde velden: grafisch wordt de geselecteerde tekst vervangen door een zwarte (of andere kleur) balk en de bijbehorende OCR-tekst in het document wordt verwijderd.
  8. Ten slotte wordt het document omgezet in een volledig doorzoekbaar PDF/A-bestand met behulp van Foxit MRC-compressietechnologie.
  9. Optioneel is het mogelijk om alle geanonimiseerde velden per document naar een auditbestand te schrijven. Dit bestand kan ook worden gebruikt als de velden zijn gepseudonimiseerd en het origineel en de alias zijn gedefinieerd.

Resultaat: door slimme workflows in te stellen met de DocYard-software, kunnen organisaties grote hoeveelheden documenten en gegevens onherroepelijk anonimiseren op een eenvoudige manier. Alle persoonsgerelateerde gegevens die worden verwerkt, worden verwijderd, wat de naleving van de nieuwe Europese wet AVG (GDPR) garandeert.

 

Brochure